Школьная документация

Осуществление функций управления во многом зависит от внедрения строго продуманной системы внутришкольной информации и отчетности, единых форм учебно-педагогической документации. Только на основе ритмично действующей прямой и обратной связи, достоверной информации руководители школы могут ставить конкретные задачи, принимать правильные решения, обеспечить их практическую реализацию.

Одна из наиболее характерных особенностей управленческой информации в современных условиях - резкое возрастание ее объемов. Но было бы неверно сводить возрастание объемов информационных потоков к объективным причинам. Сказываются субъективные факторы, привычка многих руководителей школ к "бумажному" стилю руководства, желание побольше собрать сведений про запас, на всякий случай. Большая часть информационных нововведений является излишней, дублирующей сведения, отражаемые официальной документацией первичного учета. В некоторых школах общее количество различных дел, учетных книг и журналов достигает 80-90 единиц. Неудивительно, что у руководителей таких школ, охваченных бумажной текучкой, постоянно недостает времени на то, чтобы обдумать систему работы, по-настоящему управлять учебно-воспитательным процессом.

Некоторые директора школ в целях "совершенствования" учебно-воспитательного процесса стали требовать от учителей и классных руководителей ежедневных рапортичек об успеваемости и поведении учащихся, сценариев и журнала проведения внеклассных и внешкольных мероприятий, отчетов о походах, соревнованиях, олимпиадах, подробных планов самообразования учителей, конспектов первоисточников, различных сведений о питании, подробных психолого-педагогических характеристик на каждого учащегося и т. д. В школе увеличилось количество планов и отчетов.

Нередко на методических курсах переподготовки и семинарах пропагандируются различные усложненные планы, отчеты, характеристики, разработанные научными и практическими работниками. Некритически осмысленные, эти рекомендации принимаются неопытными руководителями школ за директивные и усиленно внедряются в практику работы, что также способствует расширению форм и видов документации.

Документы учителя и классного руководителя очень просты: планы уроков и план воспитательной работы на четверть. Для себя учителя могут вести еще другие записи. Планы работы учителей и классных руководителей носят произвольный характер и составляются на основе существующих методических рекомендаций. Тематические планы, как правило, публикуются в методических журналах, и нет надобности требовать от учителя специальных разработок. Поурочный план должен быть у каждого учителя. План воспитательной работы, как показывает опыт, целесообразнее всего составлять на полугодие или учебную четверть. В нем важно предусмотреть тематику классных часов и основные мероприятия по учебной и воспитательной работе с коллективом и с отдельными учащимися.

У руководителей школы должны быть индивидуальные тетради посещения уроков и воспитательных мероприятий. Общешкольного контрольного журнала вести не следует, опыт показал его педагогическую несостоятельность: записи ведутся формально, он неудобен для руководителей школ, анализ уроков учителей не всегда этично делать предметом всеобщего обсуждения.

Учебно-педагогическая документация. На основе "Инструкции о ведении школьной документации^*" в школе должны быть:

^*(См.: Справочник инспектора школ.-M. 1978.-С 101-117.)

• алфавитная книга записи учащихся;
• личные дела учащихся;
• классные журналы;
• журналы факультативных занятий;
• журналы групп продленного дня;
• книга учета бланков и выдачи аттестатов о среднем образовании;
• книга учета бланков и выдачи свидетельств о восьмилетнем образовании;
• книга учета золотых медалей "За отличные успехи в учении, труде и за примерное поведение";
• книга учета похвальных грамот "За особые успехи в изучении отдельных предметов" и похвальных листов "За отличные успехи и примерное поведение";
• книга учета личного состава педагогических работников школы;
• книга приказов по школе;
• книга учета и движения детей школьного возраста с б до 15 лет включительно;
• ведомость выдачи учащимся свидетельств о получении ими специальности;
• журнал учета пропущенных и замещенных уроков;
• журнал сведений о трудоустройстве и продолжении учебы выпускников школ;
• книга протоколов педагогического совета школы.

В каждой школе необходимо хранить инструкции, документы об успеваемости учащихся, инспекторские акты, перечисленные в "Инструкции о ведении школьной документации":

• выписку из решения исполкома местного Совета народных депутатов о закреплении за школой определенного микрорайона;
• копии актов (справок, докладных записок) о результатах инспекторских проверок работы школы;
• книгу замечаний и предложений инспектирующих лиц;
• копии статистических отчетов школы;
• переписку с рай(гор)оно и вышестоящими органами народного образования и другими организациями;
• книгу регистрации входящей и исходящей корреспонденции; ведомость выполнения требований и норм ступени комплекса ГТО.

Внутришкольная оперативная информация. Под управленческой информацией понимается совокупность сведений, данных фактов, отражающих состояние системы управления в целом и отдельных ее компонентов. Внутришкольная оперативная информация - это один из видов управленческой информации, обеспечивающей ознакомление руководителей школ, учителей и классных руководителей с состоянием дел в школе и отдельных классах. Это может быть устная и письменная информация, она собирается в процессе личного ознакомления и осмотра, устного сообщения или письменного отчета. Чтобы рационально руководить деятельностью школы, класса, отдельных учителей или учащихся, необходимо своевременно получать сведения об успеваемости, дисциплине и посещаемости учащихся, а также качестве уроков и воспитательных мероприятий. Необходимо знать о состоянии кабинетов, хозяйственном обеспечении, работе технических служащих и обслуживающего персонала и т. д.

Однако далеко не всякая даже обоснованная информация, получаемая руководителями школы из различных источников, может сразу использоваться как средство управления педагогическим коллективом. Например, живое содержание первичного учета хорошо характеризует текущий, ежедневный учебно-воспитательный процесс, но взятые отдельно разрозненные данные этого учета не отражают общего, главного в деятельности школы. Для этой цели они должны быть подвергнуты обобщению. Ведь суть информации не в количестве собранных бумаг, а в том, как она способствует эффективности внутришкольного управления и в конечном результате - улучшению учебно-воспитательной работы, повышению качества урока. На основании этих требований и надо подходить к совершенствованию информации в школе.

Мы предлагаем определенную систему внутришкольной оперативной информации, цель которой - резко сократить составление письменных документов и вместе с тем обеспечить получение своевременных сведений, необходимых для принятия управленческих решений и оказания помощи учителям в целях совершенствования учебно-воспитательного процесса.

Ежедневная информация анализируется учителями и классными руководителями на основе изучения классного журнала и устных сообщений старост классов о посещаемости учащихся, успеваемости, дисциплине, санитарном состоянии. Еженедельная информация обрабатывается заместителем директора. Это устная информация классных руководителей, обмен сведениями на совещании при директоре: об успеваемости и посещаемости по классам (тревожные случаи). Возможно составление в отдельных случаях докладных записок об успеваемости и посещаемости "трудных" учеников, о внеклассных и внешкольных мероприятиях, о качестве работы учителей и классных руководителей, о состоянии журналов, дневников и тетрадей (выборочно по классам).

Ежемесячная информация готовится заместителем директора, изучается директором и членами администрации школы: о выполнении школьных программ; качестве работы учителей-предметников и классных руководителей (на основе посещения уроков и внеклассных мероприятий); об успеваемости, посещаемости и дисциплине по отдельным классам; о результатах специальных проверок и контрольных работ; о работе пионерской и комсомольской организаций; о санитарном состоянии школы, сохранности мебели, оборудования (личный осмотр, устные доклады хозяйственников). Почетвертная информация об успеваемости и дисциплине по классам и предметам (по классным журналам и на основе собеседований с учителями) анализируется администрацией.

Финансово-хозяйственная документация.

1. Технический паспорт школы.

2. Инвентарные списки основных средств (ф. ОС-13).

3. Книга складского учета материалов на нужды учреждения (ф. № 410). Ведомости выдачи материала на нужды учреждения.

4. Ведомость оперативного (количественного) учета движения малоценных и быстроизнашивающихся предметов, находящихся в эксплуатации (ф. № 412).

5. Инвентарная книга библиотечного фонда школы.

6. Акты списания материальных ценностей.

В делах школы должны находиться тарификационный список учителей и действующее штатное расписание, утвержденные заведующим рай(гор)оно.

Виды отчетности школы.

1. Отчет начальной, восьмилетней и средней школы на начало учебного года (ф. ОШ-1).

2. Отчет об успеваемости учащихся начальных, восьмилетних и средних школ за учебный год (ф. ОШ-2).

3. Отчет начальной, восьмилетней и средней школы за учебный год (ф. ОШ-3).

4. Отчет начальной, восьмилетней и средней школы об интернате при школе (ф. ОШ-6).

Форму ОШ-6 заполняют школы, имеющие пришкольные интернаты, и школы, в которых обучаются учащиеся, проживающие на расстоянии более 3 км от школы.

Кроме указанной выше статистической отчетности для всех школ, имеются дополнительные формы статистической отчетности для отдельных типов школ, например для школ с преподаванием ряда предметов на иностранном языке, а также формы разового единовременного учета. (Письменного текстового отчета о работе школы за год не требуется.)